Valutare il grado di digitalizzazione di una PMI svizzera

Perché misurare prima di digitalizzare

Secondo uno studio di swissICT condotto con la Scuola universitaria professionale di Berna e citato da MTF Solutions, due terzi delle imprese svizzere hanno un urgente bisogno di digitalizzazione; il 26% presenta addirittura deficit massicci. Gli ostacoli addotti dalle PMI ricorrono spesso: tempo limitato, mancanza di know-how, mezzi finanziari ridotti. Avviare un progetto basandosi solo su queste impressioni significa investire senza sapere dove si situano le lacune più costose.

Il contesto gioca a favore delle piccole strutture: secondo kmu.admin.ch, le PMI dispongono di meno competenze tecniche e di meno tempo rispetto alle grandi imprese, ma le loro dimensioni conferiscono loro generalmente una maggiore capacità di cambiare rapidamente. Un inventario della situazione permette proprio di individuare i pochi cantieri che una struttura snella può assorbire in fretta, invece di disperdere i propri sforzi.

Cosa deve coprire una diagnosi della maturità digitale

La trasformazione digitale obbliga la PMI ad adattare il proprio funzionamento: adeguamenti a livello dei processi interni, della relazione con la clientela e talvolta del modello di business, nota kmu.admin.ch. Gli esempi sono concreti: da un lato il monitoraggio informatizzato della produzione; dall’altro l’ordinazione online, la configurazione e la gestione della manutenzione online. Una diagnosi limitata all’inventario dei software installati tralascia questi tre livelli.

Lo Swiss Digital Center ricorda che la trasformazione numerica va oltre l’adozione di nuove tecnologie: tocca i processi interni, i modelli di business e la cultura organizzativa delle PMI. Un perimetro che comprende strumentazione, processi, dati, governance, competenze e sostenibilità distingue una diagnosi seria da un semplice audit informatico.

Il questionario dell’Osservatorio del digitale ginevrino copre la governance digitale (quali ambiti utilizzano strumenti digitali) e la gestione dei dati (consenso dei clienti alla raccolta, sicurezza). Copre anche la transizione digitale (sfide legate all’evoluzione dell’impresa e dei suoi dipendenti sotto l’effetto degli strumenti digitali) e la sostenibilità (comportamenti digitali responsabili incoraggiati presso il personale).

I questionari di autovalutazione: un primo inventario della situazione

Lo svolgimento è standardizzato. L’autovalutazione dell’Osservatorio del digitale ginevrino richiede una ventina di minuti: l’impresa risponde a domande ripartite in diverse tematiche, ogni tematica riceve un punteggio da 0 a 5 e delle raccomandazioni accompagnano ogni risposta per aiutare a migliorare il punteggio. Destinato alle aziende dell’Arco giurassiano, il Digital Arc Hub si completa in circa 20 minuti e ripartisce 27 criteri in 9 dimensioni.

Sviluppato dalla SUPSI Vallese con lo Swiss Digital Center, lo strumento di autodiagnosi promette un risultato in pochi minuti, a partire da alcune domande pratiche; è gratuito e personalizzato. Questi test valgono per la loro rapidità: forniscono una base di discussione cifrata in una sola seduta, non un verdetto definitivo.

I punteggi per tematica indicano dove guardare; le raccomandazioni legate a ogni risposta dicono cosa fare. Compilato dalla sola direzione, un autodiagnostico riflette la sua visione: farlo completare dalle persone che eseguono i processi evita un’immagine levigata.

Dove trovare uno strumento adatto alla propria regione

A Ginevra, il Cantone ha lanciato «L’Osservatorio del digitale», uno strumento di autovalutazione online che permette alle imprese di situare il proprio grado di maturità in materia di digitalizzazione e responsabilità digitale. È il risultato di una collaborazione tra l’UNIGE, la HEG e l’azienda svizzera Ethix Lab, e si basa su un questionario al quale hanno risposto 1200 imprese.

Fabienne Fischer, allora consigliera di Stato incaricata del Dipartimento dell’economia e dell’impiego, sottolineava che uno strumento come l’Osservatorio del digitale, ad accesso libero per tutti, permette un confronto che impegna all’azione. Migliora la sicurezza delle imprese ed evita la comparsa di divari digitali tra gli attori economici.

Per l’Arco giurassiano, il Digital Arc Hub misura il grado di maturità digitale. Si basa su un modulo di circa 20 minuti, con 27 criteri ripartiti in 9 dimensioni, tra cui l’esperienza cliente, l’innovazione (prodotti e servizi), la strategia e l’organizzazione.

In Vallese, lo Swiss Digital Center mette a disposizione delle PMI due strumenti gratuiti sviluppati dalla SUPSI Vallese: uno strumento di maturità digitale e uno strumento di aiuto alla scelta di un ERP. Entrambi sono ad accesso libero sul suo sito e possono costituire una prima tappa verso la digitalizzazione, indipendentemente dal settore di attività o dalle dimensioni dell’impresa.

L’ERP Finder elenca 75 soluzioni ERP e 241 integratori suscettibili di consigliare le imprese. Per Florian Bürki, uno dei concepirori dello strumento di maturità, una diagnosi di maturità digitale permette di valutare le pratiche attuali.

Permette anche di identificare gli assi di miglioramento e di tracciare una roadmap per portare a buon fine la trasformazione numerica. Da notare: kmu.admin.ch menziona inoltre questionari online di autovalutazione, senza nominarli.

Strumenti di autovalutazione disponibili per regione in Svizzera

Quando l’autovalutazione non basta più

Per un inventario della situazione con sostegno esterno, kmu.admin.ch cita le scuole universitarie svizzere e le reti professionali: associazioni ombrello, camere di commercio, circoli di promozione economica. La stessa fonte cita anche le agenzie e le imprese specializzate nella consulenza. Lo Swiss Digital Center precisa che un accompagnamento è poi possibile per le PMI che lo richiedono dopo aver testato lo strumento di maturità.

Il ricorso a un terzo si giustifica in tre casi concreti. Innanzitutto, il perimetro tocca funzioni che nessuno all’interno padroneggia: sicurezza e gestione dei dati, governance digitale. In seguito, la constatazione interna è contestata tra direzione e team; infine, la diagnosi deve essere difendibile davanti a un consiglio di amministrazione, una banca o un partner.

Uno sguardo esterno obbliga a documentare le lacune piuttosto che sminuirle, il che limita l’autocompiacimento. Ha anche un costo: meglio riservare l’intervento esterno ai settori dove il divario è reale e dove la decisione è difficile da prendere da soli.

Trasformare la diagnosi in roadmap

Dopo aver valutato l’organizzazione, le tecnologie e le risorse interne, le PMI devono definire quali nuovi strumenti, macchinari, mestieri o competenze sono necessari per accompagnare la svolta digitale, secondo kmu.admin.ch. Questa fase permette di mirare le risorse esterne mancanti. La mancanza potrà essere colmata tramite il reclutamento di nuovi collaboratori, una ristrutturazione dell’impresa o l’acquisto di nuovi software o macchinari.

Tradurre un punteggio in piano d’azione suppone di stabilire delle priorità: ordinare le lacune per tematica, poi decidere quali trattare con uno strumento, quali con una riorganizzazione e quali con una competenza da acquisire. Ogni lacuna trattenuta deve essere collegata a una di queste tre risposte — strumento, organizzazione, competenza —, altrimenti rimane un’intenzione senza referente. La diagnosi diventa allora un documento di lavoro utilizzabile per l’esercizio budgetario.

Dalla diagnosi alla roadmap: tappe strutturate

Quantificare lo sforzo e il suo ritorno

L’investimento varia a seconda dei settori interessati dalla digitalizzazione, precisa kmu.admin.ch. Può andare da CHF 10'000, ad esempio per l’acquisto di un nuovo software, a diverse centinaia di migliaia di franchi se la digitalizzazione esige l’installazione di nuovi macchinari o l’assunzione di nuovi collaboratori.

La stessa fonte ricorda la regola di base: prima di investire nell’evoluzione digitale dell’impresa, bisogna calcolare i ricadute del processo. Chiarire il ritorno sull’investimento di una tale modifica permette di validarne la necessità. I ritorni finanziari della trasformazione numerica devono superare il suo costo.

Concretamente, l’inventario della situazione deve produrre, per ogni cantiere trattenuto, una stima della spesa e una stima del guadagno. Altrimenti il confronto delle priorità avviene alla cieca.

Mantenere le competenze affinché lo sforzo tenga

Per mantenere l’apporto della transizione digitale, kmu.admin.ch indica che è imperativo mantenere le conoscenze dei dipendenti: face alla rapidità dell’evoluzione numerica, le acquisite diventano presto obsolete. Una diagnosi sfocia quindi logicamente in una componente formazione, in particolare per i collaboratori che dovranno utilizzare i nuovi strumenti o portare i processi modificati.

La competenza numerica interna si apprezza anche rispetto al contesto. Dei lavori elencano le fonti statistiche disponibili sul livello di competenze digitali della popolazione in Svizzera, il che dà un punto di riferimento per situare un team, senza limitarsi all’età del personale.

Infine, l’approccio è ricorrente: una diagnosi è un’istantanea scattata in un dato momento, con strumenti e domande che evolvono anch’essi — altre regioni dispongono di strumenti comparabili, come il Digital Arc Hub per l’Arco giurassiano. Riprogrammare una valutazione a intervalli regolari, piuttosto che considerare l’esercizio come risolto una volta per tutte, è la condizione affinché i divari colmati restino tali.