Den Digitalisierungsgrad eines Schweizer KMU einschätzen

Warum man vor der Digitalisierung messen sollte

Laut einer Studie von swissICT, die gemeinsam mit der Berner Fachhochschule durchgeführt und von MTF Solutions zitiert wird, besteht bei zwei Dritteln der Schweizer Unternehmen dringender Digitalisierungsbedarf; 26 % weisen sogar massive Defizite auf. Die von KMU häufig genannten Hindernisse sind immer wieder dieselben: Zeitmangel, fehlendes Know-how und begrenzte finanzielle Mittel. Ein Projekt allein auf Basis dieser Eindrücke zu starten, bedeutet, zu investieren, ohne zu wissen, wo die kostspieligsten Lücken klaffen.

Der Kontext spielt kleinen Strukturen in die Hände: Gemäss kmu.admin.ch verfügen KMU über weniger technische Kompetenzen und weniger Zeit als Grossunternehmen, doch ihre Grösse verleiht ihnen in der Regel eine grössere Fähigkeit, schnell Veränderungen umzusetzen. Eine Bestandsaufnahme hilft genau dabei, die wenigen Baustellen zu identifizieren, die eine schlanke Struktur rasch absorbieren kann, anstatt die Kräfte zu verzetteln.

Was eine Diagnose der digitalen Reife abdecken muss

Die digitale Transformation zwingt KMU zur Anpassung ihrer Funktionsweise: Anpassungen bei den internen Prozessen, der Kundenbeziehung und manchmal beim Geschäftsmodell, hält kmu.admin.ch fest. Die Beispiele sind konkret: einerseits die computergestützte Produktionsüberwachung; andererseits Online-Bestellung, -Konfiguration und -Wartungsmanagement. Eine Diagnose, die sich auf die Inventarisierung installierter Software beschränkt, verfehlt diese drei Ebenen.

Das Swiss Digital Center erinnert daran, dass die digitale Transformation über die Einführung neuer Technologien hinausgeht: Sie betrifft interne Prozesse, Geschäftsmodelle und die Organisationskultur von KMU. Ein Umfang, der Instrumente, Prozesse, Daten, Governance, Kompetenzen und Nachhaltigkeit abdeckt, unterscheidet eine seriöse Diagnose von einem reinen IT-Audit.

Der Fragebogen der Genfer Observatoire du numérique deckt die digitale Governance ab (welche Bereiche nutzen digitale Tools) sowie das Datenmanagement (Einwilligung der Kunden zur Datenerhebung, Sicherheit). Er umfasst auch den digitalen Wandel (Herausforderungen im Zusammenhang mit der Entwicklung des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden unter dem Einfluss digitaler Tools) und die Nachhaltigkeit (Förderung verantwortungsvollen digitalen Verhaltens beim Personal).

Selbstbewertungsfragebögen: eine erste Bestandsaufnahme

Der Ablauf ist standardisiert. Die Selbstbewertung der Genfer Observatoire du numérique dauert etwa zwanzig Minuten: Das Unternehmen beantwortet Fragen, die auf mehrere Themenbereiche verteilt sind, jeder Bereich erhält eine Punktzahl von 0 bis 5, und jede Antwort wird von Empfehlungen begleitet, um die Punktzahl zu verbessern. Der Digital Arc Hub, der für Firmen im Jura-Bogen konzipiert ist, lässt sich in rund 20 Minuten ausfüllen und verteilt 27 Kriterien auf 9 Dimensionen.

Das von der HES-SO Wallis zusammen mit dem Swiss Digital Center entwickelte Selbstdiagnose-Tool verspricht ein Ergebnis in wenigen Minuten, basierend auf einigen praktischen Fragen; es ist kostenlos und personalisiert. Diese Tests überzeugen durch ihre Schnelligkeit: Sie liefern in einer Sitzung eine zahlenmässige Diskussionsgrundlage, kein endgültiges Urteil.

Die punktemässigen Bewertungen pro Themenbereich zeigen, wo man hinschauen muss; die mit jeder Antwort verknüpften Empfehlungen sagen, was zu tun ist. Wird ein Selbstdiagnose-Tool nur von der Leitung ausgefüllt, spiegelt es deren Sichtweise wider: Es durch die Personen ausfüllen zu lassen, die die Prozesse ausführen, vermeidet ein geglättetes Bild.

Wo man ein an die Region angepasstes Tool findet

In Genf hat der Kanton «L'Observatoire du numérique» lanciert, ein Online-Selbstbewertungstool, das es Unternehmen ermöglicht, ihren Reifegrad in Bezug auf Digitalisierung und digitale Verantwortung einzuordnen. Es ist das Ergebnis einer Zusammenarbeit zwischen der UNIGE, der HEG und dem Schweizer Unternehmen Ethix Lab und basiert auf einem Fragebogen, den 1200 Unternehmen beantwortet haben.

Fabienne Fischer, damals Staatsrätin und Leiterin des Departements für Wirtschaft und Arbeit, betonte, dass ein Tool wie die Observatoire du numérique, das für alle frei zugänglich ist, einen Vergleich ermöglicht, der zum Handeln antreibt. Es verbessert die Sicherheit der Unternehmen und verhindert die Entstehung digitaler Gräben zwischen den Wirtschaftsakteuren.

Für den Jura-Bogen misst der Digital Arc Hub den Grad der digitalen Reife. Er basiert auf einem Formular von etwa 20 Minuten Dauer mit 27 Kriterien, die auf 9 Dimensionen verteilt sind, darunter Kundenerfahrung, Innovation (Produkte und Dienstleistungen), Strategie und Organisation.

Im Wallis stellt das Swiss Digital Center KMU zwei kostenlose Tools zur Verfügung, die von der HES-SO Wallis entwickelt wurden: ein Tool zur digitalen Reife und ein Tool zur Unterstützung bei der Auswahl eines ERP-Systems. Beide sind auf seiner Website frei zugänglich und können – unabhängig vom Tätigkeitsbereich oder der Grösse des Unternehmens – einen ersten Schritt zur Digitalisierung darstellen.

Der ERP Finder listet 75 ERP-Lösungen und 241 Integratoren auf, die Unternehmen beraten können. Für Florian Bürki, einen der Entwickler des Reife-Tools, ermöglicht eine Diagnose der digitalen Reife die Bewertung der aktuellen Praktiken.

Sie erlaubt es auch, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und einen Fahrplan für die erfolgreiche Durchführung der digitalen Transformation zu erstellen. Hinweis: kmu.admin.ch erwähnt ergänzend Online-Selbstbewertungsfragebögen, nennt diese aber nicht namentlich.

Verfügbare Selbstbewertungs-Tools nach Region in der Schweiz

Wenn die Selbstbewertung nicht mehr ausreicht

Für eine Bestandsaufnahme mit externer Unterstützung nennt kmu.admin.ch die Schweizer Hochschulen und professionellen Netzwerke: Dachverbände, Handelskammern, Kreise zur Förderung der Wirtschaft. Dieselbe Quelle nennt auch spezialisierte Beratungsagenturen und -unternehmen. Das Swiss Digital Center präzisiert, dass für KMU, die dies nach dem Test des Reife-Tools wünschen, anschliessend eine Begleitung möglich ist.

Der Beizug eines Dritten ist in drei konkreten Fällen gerechtfertigt. Erstens, wenn der Umfang Funktionen betrifft, die intern niemand beherrscht: Sicherheit und Datenmanagement, digitale Governance. Zweitens, wenn die interne Einschätzung zwischen Leitung und Teams umstritten ist; drittens, wenn die Diagnose vor einem Verwaltungsrat, einer Bank oder einem Partner vertretbar sein muss.

Ein externer Blick zwingt dazu, Lücken zu dokumentieren, statt sie zu relativieren, was Selbstgefälligkeit begrenzt. Er hat auch seinen Preis: Externe Interventionen sollten besser auf Bereiche beschränkt werden, in denen die Lücke real ist und die Entscheidung schwierig allein zu treffen ist.

Die Diagnose in einen Fahrplan übersetzen

Nach der Bewertung der Organisation, der Technologien und der internen Ressourcen müssen KMU definieren, welche neuen Tools, Maschinen, Berufe oder Kompetenzen nötig sind, um den digitalen Wandel zu begleiten, so kmu.admin.ch. Diese Phase ermöglicht es, die fehlenden externen Ressourcen zu zielen. Der Mangel kann durch die Rekrutierung neuer Mitarbeitender, eine Umstrukturierung des Unternehmens oder den Kauf neuer Software oder Maschinen behoben werden.

Eine Punktzahl in einen Aktionsplan zu übersetzen, erfordert Priorisierung: Lücken nach Themenbereichen sortieren und dann entscheiden, welche durch ein Tool, welche durch eine Reorganisation und welche durch eine zu erwerbende Kompetenz behandelt werden. Jede berücksichtigte Lücke muss einer dieser drei Antworten zugeordnet werden – Tool, Organisation, Kompetenz –, sonst bleibt sie eine Absicht ohne Träger. Die Diagnose wird dann zu einem Arbeitsdokument, das für die Budgetplanung verwendet werden kann.

Von der Diagnose zum Fahrplan: strukturierte Schritte

Den Aufwand und seinen Ertrag beziffern

Die Investition variiert je nach den von der Digitalisierung betroffenen Bereichen, präzisiert kmu.admin.ch. Sie kann von CHF 10'000 reichen, beispielsweise für den Kauf einer neuen Software, bis zu mehreren Hunderttausend Franken, wenn die Digitalisierung die Installation neuer Maschinen oder die Einstellung neuer Mitarbeitender erfordert.

Dieselbe Quelle erinnert an die Grundregel: Bevor man in die digitale Entwicklung des Unternehmens investiert, muss man die Auswirkungen des Prozesses berechnen. Die Klärung der Rendite einer solchen Änderung erlaubt es, ihre Notwendigkeit zu validieren. Die finanziellen Erträge der digitalen Transformation müssen ihre Kosten übersteigen.

Konkret muss die Bestandsaufnahme für jede ausgewählte Baustelle eine Kostenschätzung und eine Gewinnschätzung produzieren. Andernfalls erfolgt der Vergleich der Prioritäten im Blindflug.

Kompetenzen pflegen, damit der Aufwand trägt

Um den Beitrag des digitalen Wandels aufrechtzuerhalten, weist kmu.admin.ch darauf hin, dass es unerlässlich ist, das Wissen der Mitarbeitenden zu pflegen: Angesichts der schnellen digitalen Entwicklung werden erworbene Kenntnisse schnell veraltet. Eine Diagnose mündet daher logischerweise in einen Schulungsteil, insbesondere für die Mitarbeitenden, die die neuen Tools nutzen oder die geänderten Prozesse tragen müssen.

Die interne digitale Kompetenz wird auch im Kontext bewertet. Arbeiten listen die verfügbaren statistischen Quellen zum Niveau der digitalen Kompetenzen der Bevölkerung in der Schweiz auf, was einen Anhaltspunkt bietet, um ein Team einzuordnen, ohne sich auf das Alter des Personals zu beschränken.

Schliesslich ist der Ansatz wiederkehrend: Eine Diagnose ist eine Momentaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt, mit Tools und Fragen, die sich ebenfalls weiterentwickeln – andere Regionen verfügen über vergleichbare Tools, wie den Digital Arc Hub für den Jura-Bogen. Eine Evaluation in regelmässigen Abständen neu zu programmieren, anstatt die Übung als ein für alle Mal erledigt zu betrachten, ist die Voraussetzung dafür, dass geschlossene Lücken auch geschlossen bleiben.