Costruire un indice dei costi di approvvigionamento per la propria azienda

Perché costruire un indice dei costi di approvvigionamento

Un indicatore chiave di prestazione (KPI) della catena logistica è un indicatore quantitativo. Valuta l'efficacia e le prestazioni della catena di approvvigionamento.

Questa catena comprende l'insieme delle relazioni tra un'azienda e i suoi fornitori: produttori, fornitori, magazzini, prestatori di servizi di trasporto, centri di distribuzione e dettaglianti. Tutti devono essere presi in considerazione nell'analisi dei KPI.

Le aziende strutturano queste catene per accelerare la produzione e ridurre i costi (insightsoftware). Costruire un indice dei costi di approvvigionamento significa condensare questa rete in un'unica serie numerica, confrontabile da un periodo all'altro.

Il punto di partenza è l'obiettivo strategico: i KPI devono essere allineati ad esso. Se l'obiettivo è ottimizzare la redditività, occorre privilegiare gli indicatori di costo — valore delle scorte, costi di stoccaggio, costi di trasporto (such-consulting).

Un indice utile raggruppa un insieme ristretto di indicatori piuttosto che una raccolta esaustiva (insightsoftware). Questi indicatori devono essere SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e definiti nel tempo.

In pratica, si formula innanzitutto l'obiettivo di pilotaggio — costo unitario d'acquisto, liquidità immobilizzata nelle scorte, costo logistico per ordine. Poi si ammettono nell'indice solo gli indicatori che lo misurano; qualsiasi altro indicatore aggiunge solo rumore.

Priorità degli indicatori in base all'obiettivo strategico

Criteri di un KPI efficace per l'indice dei costi di approvvigionamento

Definire il perimetro e le voci di costo da integrare

Quattro famiglie di voci coprono l'essenziale di un indice di approvvigionamento: i costi d'acquisto (prezzi e condizioni dei fornitori), il valore delle scorte detenute, i costi di stoccaggio e i costi di trasporto.

Le ultime tre sono esplicitamente citate come i KPI di costo da privilegiare quando l'obiettivo è la redditività (such-consulting). A questi si aggiunge un indicatore di disponibilità: il monitoraggio della disponibilità dei fornitori si misura tramite la percentuale di righe d'ordine su un periodo definito (Rob O'Byrne, LinkedIn).

Il perimetro si delinea seguendo la rete. Produttori, fornitori, magazzini, prestatori di servizi di trasporto, centri di distribuzione e dettaglianti contribuiscono tutti alla produzione e alla distribuzione; devono essere presi in considerazione (insightsoftware).

Concretamente, bisogna decidere quali entità alimentano l'indice — magazzino esterno, spedizioniere, fornitore in conto vendita — e quali restano escluse. La distinzione è semplice: rientrano nell'indice i costi che variano con i volumi approvvigionati, la detenzione e lo spostamento delle merci; ne restano esclusi gli oneri che non reagiscono a queste decisioni.

Principali voci di costo da integrare nell'indice

Scegliere dati affidabili e tracciabili

I dati interni — ordini, righe d'ordine, costi dei fornitori (prezzi, sconti, condizioni di pagamento) — costituiscono la materia prima dell'indice. La pertinenza dei dati raccolti è cruciale per una diagnosi precisa (such-consulting).

Bisogna anche assicurarsi che i dati acquisiti siano precisi, affidabili e riflettano direttamente le prestazioni operative (such-consulting). Documentare, per ogni indicatore, la sua fonte (sistema acquisti, ERP, fatturazione del vettore), la frequenza di aggiornamento e la regola di calcolo; altrimenti, due servizi produrranno due valori diversi per la stessa voce.

Per quanto riguarda i dati esterni, è necessaria prudenza. L'analisi di Public Eye rileva che in Svizzera è difficile trovare cifre affidabili sul settore delle materie prime: volumi scambiati, origine o contributo al PIL. Le divergenze tra le fonti ufficiali sono importanti.

Per il 2024, l'UST stima il valore aggiunto del commercio di materie prime a 19,2 miliardi di franchi, pari al 2,3% del PIL svizzero. La Banca nazionale svizzera valuta il reddito del commercio di transito a 58,6 miliardi di franchi, ovvero il 6,7% del PIL — tre volte tanto.

La metodologia dell'UST è inoltre discussa, anche dall'organizzazione ombrello Swiss Trading. Quest'ultima le rimprovera di lasciare da parte interi settori di attività come la raffinazione del petrolio.

L'UST indica che i «grandi» trader hanno risposto. Questi rappresentano solo una frazione delle 975 società censite; gli altri dati sono stimati. I flussi di materie prime non sono stati misurati.

Conclusione pratica: le statistiche pubbliche servono a situare una tendenza di mercato. Non permettono di calibrare i livelli assoluti dei costi di approvvigionamento di un'azienda, che devono provenire dai suoi sistemi interni.

Vantaggi e limiti dei dati pubblici sul commercio svizzero di materie prime

Costruire l'indice: base, aggregazione e analisi contestuale

La costruzione avviene in tre fasi. In primo luogo, fissare un periodo di riferimento: gli indicatori selezionati devono essere definiti nel tempo (insightsoftware). La base è un periodo chiuso e documentato, al quale si riferiscono tutti i calcoli successivi.

In secondo luogo, aggregare le voci in base alla loro importanza relativa. Ogni voce riceve una ponderazione che riflette il suo peso reale nel costo totale di approvvigionamento, affinché l'indice non sia dominato da una voce marginale. In terzo luogo, analizzare le interconnessioni tra gli indicatori.

Questa analisi contestuale distingue un indice interpretabile da una semplice somma. I KPI non devono essere letti isolatamente: un calo della precisione delle previsioni influenza direttamente il tasso di rotazione delle scorte e i costi associati (such-consulting).

In altre parole, un aumento del valore medio delle scorte può tradurre un errore di previsione o un allungamento dei termini di fornitura, e non un rincaro degli acquisti. L'indice guadagna quindi nell'essere presentato con i due o tre indicatori esplicativi che permettono di distinguere tra queste cause.

Implementare un cruscotto e una comunicazione trasparente

Report regolari e cruscotti interattivi permettono ai team operativi, ai manager e persino ai partner esterni di monitorare gli indicatori pertinenti per le rispettive responsabilità. La comunicazione trasparente dei risultati favorisce una comprensione comune delle prestazioni (such-consulting).

I KPI aiutano i responsabili della catena di approvvigionamento a monitorare i progressi verso i loro obiettivi. Permettono anche di reagire rapidamente se necessario (insightsoftware).

Concretamente, una restituzione su tre livelli evita il rapporto unico illeggibile. Gli acquisti seguono i prezzi per famiglia di acquisto e la disponibilità dei fornitori — percentuale di righe d'ordine su un periodo definito (Rob O'Byrne, LinkedIn). Le operazioni seguono il valore delle scorte, la rotazione e i costi di trasporto. La direzione segue la traiettoria dell'indice globale e il suo contributo al risultato.

Una stessa definizione di indicatore deve alimentare i tre livelli. La periodicità deve essere annunciata in anticipo, affinché le divergenze siano discusse su cifre condivise e non su estrazioni divergenti.

Monitorare, rivedere e adattare l'indice nel tempo

L'indice è uno strumento vivente: l'ambiente evolve costantemente e impone iterazioni e adattamenti continui (such-consulting). La revisione riguarda tre oggetti.

Innanzitutto la pertinenza dei KPI. Un indicatore il cui obiettivo strategico è scomparso — cambiamento di sourcing, esternalizzazione di un magazzino, nuova famiglia di acquisti — viene rimosso o sostituito.

Poi le ponderazioni. Una voce il cui peso relativo è raddoppiato a seguito di un cambiamento del mix di prodotti deve vedere la sua ponderazione adeguata; altrimenti l'indice descrive una struttura di costi che non esiste più.

Infine il periodo di riferimento, poiché ogni indicatore è definito nel tempo (insightsoftware). Deve essere ricalibrato quando l'attività cambia scala.

Un ritmo di revisione esplicito evita due derive comuni. Ad esempio, una verifica annuale delle definizioni e delle ponderazioni e un controllo di coerenza a ogni chiusura.

Prima deriva: un indice che devia lentamente senza che nessuno se ne accorga. Seconda deriva: un indice modificato a ogni disaccordo, che perde la sua comparabilità storica.

Ancorare l'indice nel contesto svizzero delle materie prime

La Svizzera, priva di materie prime commercialmente sfruttabili, è un attore primario del settore. Le aziende di trading stabilite nel paese garantiscono il commercio delle materie agricole così come delle materie combustibili e minerali.

Si stima che più della metà dell'olio di palma, del caffè, del ferro e del rame nel mondo sia negoziata da aziende in Svizzera. Quantità importanti di oro vi transitano, vengono raffinate, lavorate dagli orologiai e stoccate dalle banche (SECO).

Questa posizione si basa su istituzioni politiche, economiche e giuridiche stabili, una fiscalità competitiva, una regolamentazione favorevole all'innovazione, una manodopera altamente qualificata e un sistema finanziario performante. Essa deve far fronte alla concorrenza internazionale, in particolare di Singapore, degli Emirati Arabi Uniti, della Cina, del Regno Unito e dei Paesi Bassi (SECO).

Per un'azienda attiva in questo campo, queste condizioni quadro determinano la disponibilità e il costo dei servizi associati — nolo, finanziamento commerciale, ispezione. Questi servizi fanno parte dell'indice.

Due conseguenze per la costruzione dell'indice. In primo luogo, una parte significativa dell'attività svizzera è intermedia: le materie prime stesse toccano raramente il suolo svizzero. Il paese interviene come intermediario sul mercato mondiale piuttosto che come fornitore o consumatore diretto (allnews).

L'indice deve quindi essere costruito innanzitutto sui flussi fisici e finanziari realmente registrati dall'azienda. Non deve basarsi su un'immagine aggregata del mercato.

In secondo luogo, il ricorso alle statistiche pubbliche rimane limitato: la disponibilità di cifre affidabili sul settore è bassa e le fonti ufficiali divergono (Public Eye). La politica federale delle materie prime è coordinata dal DFAE, dal DFF e dal DEFR nell'ambito della Piattaforma interdipartimentale Materie prime (SECO).

I dati pubblici servono come punto di riferimento per le tendenze. L'indice stesso si basa sui dati interni dell'azienda.