Einen Beschaffungskostenindex für das eigene Unternehmen erstellen

Warum man einen Beschaffungskostenindex erstellt

Ein Key Performance Indicator (KPI) der Lieferkette ist eine quantitative Kennzahl. Sie bewertet die Effizienz und Leistungsfähigkeit der Beschaffungskette.

Diese Kette umfasst sämtliche Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten: Hersteller, Zulieferer, Lagerhäuser, Transportdienstleister, Distributionszentren und Detailhändler. Alle diese Akteure müssen in die Analyse der KPIs einbezogen werden.

Unternehmen strukturieren diese Ketten, um die Produktion zu beschleunigen und die Kosten zu senken (insightsoftware). Einen Beschaffungskostenindex zu erstellen bedeutet, dieses Netzwerk auf eine einzige, von Periode zu Periode vergleichbare Zahlenreihe zu verdichten.

Ausgangspunkt ist das strategische Ziel: Die KPIs müssen darauf ausgerichtet sein. Wenn das Ziel die Optimierung der Rentabilität ist, sind kostenbezogene Indikatoren priorisiert – Lagerwert, Lagerkosten, Transportkosten (such-consulting).

Ein nützlicher Index fasst eine begrenzte Anzahl von Indikatoren zusammen, statt eine exhaustive Sammlung anzubieten (insightsoftware). Diese Indikatoren müssen SMART sein: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich definiert.

In der Praxis formuliert man zuerst die Steuerungszielgrösse – beispielsweise Einkaufseinzelkosten, im Lager gebundene Liquidität oder Logistikkosten pro Bestellung. In den Index aufgenommen werden nur Indikatoren, die diese Zielgrösse messen; alle anderen tragen nur zum Rauschen bei.

Priorisierung der Indikatoren nach strategischem Ziel

Kriterien eines effektiven KPI für den Beschaffungskostenindex

Umfang und einzubeziehende Kostenstellen definieren

Vier Kategorien von Positionen decken den Kern eines Beschaffungsindexes ab: Einkaufskosten (Preise und Konditionen der Lieferanten), der Wert der gehaltenen Bestände, Lagerkosten und Transportkosten.

Die letzten drei werden explizit als die bevorzugten Kosten-KPIs genannt, wenn das Ziel die Rentabilität ist (such-consulting). Hinzu kommt ein Verfügbarkeitsindikator: Die Überwachung der Lieferantenverfügbarkeit wird durch den Prozentsatz der Bestellpositionen über einen definierten Zeitraum gemessen (Rob O'Byrne, LinkedIn).

Der Umfang wird abgesteckt, indem man dem Netzwerk folgt. Hersteller, Lieferanten, Lagerhäuser, Transportdienstleister, Distributionszentren und Detailhändler tragen alle zur Produktion und Distribution bei; sie müssen berücksichtigt werden (insightsoftware).

Konkret muss entschieden werden, welche Einheiten den Index speisen – externes Lager, Spediteur, Konsignationslieferant – und welche ausserhalb des Rahmens bleiben. Die Unterscheidung ist einfach: In den Index fliessen Kosten ein, die mit den beschafften Volumina, der Lagerhaltung und dem Warentransport variieren; ausgeschlossen sind Aufwendungen, die nicht auf diese Entscheidungen reagieren.

Wichtigste Kostenstellen für den Index

Zuverlässige und nachvollziehbare Daten wählen

Interne Daten – Bestellungen, Bestellpositionen, Lieferantenkosten (Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen) – bilden das Rohmaterial des Index. Die Relevanz der erhobenen Daten ist entscheidend für eine präzise Diagnose (such-consulting).

Zudem muss sichergestellt sein, dass die erfassten Daten genau und zuverlässig sind und die operative Leistung direkt widerspiegeln (such-consulting). Für jeden Indikator sind Quelle (Einkaufssystem, ERP, Frachtrechnung), Aktualisierungsfrequenz und Berechnungsregel zu dokumentieren; sonst produzieren zwei Abteilungen zwei unterschiedliche Werte für dieselbe Position.

Bei externen Daten ist Vorsicht geboten. Die Analyse von Public Eye zeigt, dass es in der Schweiz schwierig ist, verlässliche Zahlen zum Rohstoffsektor zu finden: gehandelte Volumina, Herkunft oder Beitrag zum BIP. Die Unterschiede zwischen offiziellen Quellen sind erheblich.

Für 2024 schätzt das BFS den Mehrwert des Rohstoffhandels auf 19,2 Milliarden Franken, was 2,3 % des Schweizer BIP entspricht. Die Schweizerische Nationalbank beziffert das Einkommen aus dem Transithandel auf 58,6 Milliarden Franken, also 6,7 % des BIP – dreimal so viel.

Die Methodik des BFS wird zudem diskutiert, auch vom Dachverband Suissenégoce. Dieser wirft dem BFS vor, ganze Aktivitätsbereiche wie die Erdölraffination auszuklammern.

Das BFS gibt an, dass die «grossen» Händler geantwortet haben. Diese stellen jedoch nur einen Bruchteil der 975 erfassten Gesellschaften dar; die übrigen Daten sind geschätzt. Die Rohstoffströme wurden nicht gemessen.

Praktische Schlussfolgerung: Öffentliche Statistiken dienen dazu, eine Markttrendlage einzuordnen. Sie erlauben keine Kalibrierung der absoluten Beschaffungskostenniveaus eines Unternehmens, die aus dessen eigenen Systemen stammen müssen.

Vor- und Nachteile öffentlicher Daten zum Schweizer Rohstoffhandel

Den Index erstellen: Basis, Aggregation und kontextuelle Analyse

Die Erstellung erfolgt in drei Schritten. Erstens wird ein Referenzzeitraum festgelegt: Die ausgewählten Indikatoren müssen zeitlich definiert sein (insightsoftware). Die Basis ist eine abgeschlossene und dokumentierte Periode, auf die sich alle späteren Berechnungen beziehen.

Zweitens werden die Positionen nach ihrer relativen Bedeutung aggregiert. Jede Position erhält eine Gewichtung, die ihr tatsächliches Gewicht an den totalen Beschaffungskosten widerspiegelt, damit der Index nicht von einer marginalen Position dominiert wird. Drittens werden die Wechselwirkungen zwischen den Indikatoren analysiert.

Diese kontextuelle Analyse unterscheidet einen interpretierbaren Index von einer simplen Addition. KPIs dürfen nicht isoliert betrachtet werden: Eine sinkende Prognosegenauigkeit beeinflusst direkt die Lagerumschlagshäufigkeit und die damit verbundenen Kosten (such-consulting).

Anders gesagt kann ein Anstieg des durchschnittlichen Lagerwerts einen Prognosefehler oder eine Verlängerung der Lieferantenlieferzeiten bedeuten und nicht unbedingt eine Verteuerung der Einkäufe. Der Index gewinnt daher an Aussagekraft, wenn er mit zwei oder drei erklärenden Indikatoren präsentiert wird, die eine Unterscheidung dieser Ursachen ermöglichen.

Dashboard einführen und transparent kommunizieren

Regelmässige Berichte und interaktive Dashboards ermöglichen es den operativen Teams, Managern und sogar externen Partnern, die für ihre jeweiligen Verantwortungsbereiche relevanten Indikatoren zu verfolgen. Die transparente Kommunikation der Ergebnisse fördert ein gemeinsames Verständnis der Leistung (such-consulting).

KPIs helfen den Verantwortlichen der Lieferkette, ihre Fortschritte hinsichtlich ihrer Ziele zu verfolgen. Sie ermöglichen es auch, bei Bedarf schnell zu reagieren (insightsoftware).

Konkret vermeidet eine Darstellung auf drei Ebenen den unlesbaren Einheitsbericht. Der Einkauf verfolgt die Preise nach Einkaufskategorien und die Lieferantenverfügbarkeit – Prozentsatz der Bestellpositionen über einen definierten Zeitraum (Rob O'Byrne, LinkedIn). Die Operations-Abteilung verfolgt den Lagerwert, die Umschlagshäufigkeit und die Transportkosten. Die Geschäftsleitung verfolgt die Entwicklung des Gesamtindex und dessen Beitrag zum Ergebnis.

Eine einheitliche Definition der Indikatoren muss alle drei Ebenen speisen. Die Periodizität muss im Voraus bekannt gegeben werden, damit Abweichungen auf Basis geteilter Zahlen und nicht aufgrund divergierender Datenauszüge diskutiert werden.

Den Index im Zeitverlauf verfolgen, überprüfen und anpassen

Der Index ist ein lebendiges Instrument: Das Umfeld entwickelt sich ständig weiter und erfordert ständige Iterationen und Anpassungen (such-consulting). Die Überprüfung betrifft drei Objekte.

Erstens die Relevanz der KPIs. Ein Indikator, dessen strategisches Ziel weggefallen ist – Änderung des Sourcings, Auslagerung eines Lagers, neue Einkaufskategorie – wird entfernt oder ersetzt.

Zweitens die Gewichtungen. Eine Position, deren relatives Gewicht sich aufgrund einer Änderung der Produktmischung verdoppelt hat, muss ihre Gewichtung entsprechend anpassen; sonst beschreibt der Index eine Kostenstruktur, die nicht mehr existiert.

Drittens der Referenzzeitraum, da jeder Indikator zeitlich definiert ist (insightsoftware). Er muss neu kalibriert werden, wenn das Aktivitätsvolumen seine Grössenordnung ändert.

Ein expliziter Überprüfungsrythmus vermeidet zwei häufige Fehlentwicklungen. Zum Beispiel eine jährliche Überprüfung der Definitionen und Gewichtungen sowie eine Kohärenzprüfung bei jedem Abschluss.

Erste Fehlentwicklung: Ein Index, der langsam driftet, ohne dass es jemand bemerkt. Zweite Fehlentwicklung: Ein Index, der bei jeder Meinungsverschiedenheit geändert wird und dadurch seine historische Vergleichbarkeit verliert.

Den Index im schweizerischen Kontext des Rohstoffsektors verankern

Die Schweiz, frei von kommerziell verwertbaren Rohstoffen, ist ein Schlüsselakteur der Branche. Im Land ansässige Handelsunternehmen wickeln den Handel mit landwirtschaftlichen Rohstoffen sowie mit Brenn- und Mineralstoffen ab.

Schätzungsweise wird mehr als die Hälfte des weltweiten Palmöls, Kaffees, Eisens und Kupfers von Unternehmen in der Schweiz gehandelt. Bedeutende Goldmengen transitieren durch die Schweiz, werden raffiniert, von Uhrmachern verarbeitet und von Banken gelagert (SECO).

Diese Position basiert auf stabilen politischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Institutionen, einer wettbewerbsfähigen Besteuerung, einer innovationsfreundlichen Regulierung, hochqualifizierten Arbeitskräften und einem leistungsfähigen Finanzsystem. Sie sieht sich internationalem Wettbewerb gegenüber, insbesondere aus Singapur, den Vereinigten Arabischen Emiraten, China, dem Vereinigten Königreich und den Niederlanden (SECO).

Für ein in diesem Bereich tätiges Unternehmen bestimmen diese Rahmenbedingungen die Verfügbarkeit und die Kosten der associated Dienstleistungen – Fracht, Handelsfinanzierung, Inspektion. Diese Dienstleistungen sind Teil des Index.

Zwei Konsequenzen für die Erstellung des Index. Erstens ist ein erheblicher Teil der schweizerischen Aktivität intermediär: Die Rohstoffe selbst berühren selten den Schweizer Boden. Das Land agiert eher als Vermittler auf dem Weltmarkt denn als direkter Lieferant oder Konsument (allnews).

Der Index muss daher primär auf den physischen und finanziellen Strömen basieren, die vom Unternehmen tatsächlich erfasst werden. Er darf sich nicht auf ein aggregiertes Marktimage stützen.

Zweitens ist die Stützung auf öffentliche Statistiken begrenzt: Die Verfügbarkeit verlässlicher Zahlen zum Sektor ist gering und die offiziellen Quellen divergieren (Public Eye). Die Bundespolitik im Bereich Rohstoffe wird vom EDA, dem EFD und dem WBF innerhalb der Interdepartementalen Plattform Rohstoffe koordiniert (SECO).

Öffentliche Daten dienen als Trendorientierung. Der Index selbst basiert auf den internen Daten des Unternehmens.